Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle (ab 30. Januar 2020)

zur öffentlichen Ausschreibung „Typo3-Dienstleistungen für den Websiteverbund der Max Weber Stiftung“

 

Bieterfrage 1 vom 07.02.2020:

Frage:

Wir sehen allerdings den Punkt „Update der gemeinsamen Plattform mit zwei Webauftritten zunächst auf TYPO3 Version 8.7 (da einige der eingesetzten Erweiterungen noch nicht für die Version 9 angepasst sind).“ auf Seite 6 der Leistungsbeschreibung sehr kritisch. Der Long Term Support für TYPO3 8.7 läuft im April 2020 aus. Zur Gewährleistung der Sicherheit und für weitere Systemupdates ist der kostenpflichtige Extended Long Term Support der TYPO3 GmbH notwendig, jedoch sollte das eher als Notoption gesehen werden. Idealerweise sollte das Portal mindestens auf TYPO3 9.5LTS und Mitte/Ende des Jahres auf 10.4 LTS angehoben werden. Viele der Funktionen, der sich aktuell im Einsatz befindenden TYPO3 Extensions, wurden mit den nachfolgenden TYPO3 Versionen in den TYPO3 Core übernommen (Formulare, sprechende URls, …). Würden Sie grundsätzlich auch von Ihrem Plan abweichen und direkt auf höhere Versionen updaten?

Antwort:

Wir sind uns der Problematik der TYPO3-Updates bewusst und haben das Thema intern ausführlich diskutiert. Aus organisatorischen Gründen möchten wir jedoch daran festhalten, zunächst alle am Verbund beteiligten Websites auf TYPO3 8.7 upzudaten und – für eine möglichst kurze Zeit – den Extended Long Term Support in Anspruch zu nehmen. Alle weiteren notwendigen Updates (v9, v10) sind selbstverständlich im Projektverlauf umzusetzen und werden im abzuschließenden Rahmenvertrag unter der Ziffer 1. des Kapitels 2.1 der Leistungsbeschreibung (Support und Weiterentwicklung der TYPO3-Plattform) subsummiert.

 

Bieterfrage 2 vom 10.02.2020:

Frage:

Besteht die Möglichkeit vorher Einblick in die TYPO3-Instanz/en zu bekommen, um die aktuelle Codequalität zu prüfen?

Antwort:

Eine vorherige Einsichtnahme in die beteiligten TYPO3-Instanz/-en ist ausgeschlossen. Eine exakte Kalkulation der im Zusammenhang mit Updates und Bearbeitung von fremdentwickelten Extensions voraussichtlich anfallenden Aufwände wird seitens der Vergabestelle nicht erwartet. Die Schwierigkeiten bei der Kalkulation an dieser Stelle können vom Bieter/von der Bieterin im Angebotsanschreiben entsprechend angemerkt werden.

 

Bieterfrage 3 vom 11.02.2020:

Frage:

Besteht die Möglichkeit, auch während der Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt Nachunternehmer zu involvieren?

Antwort:

Alle bei Angebotsabgabe absehbaren Fälle, in denen ein Bieter einen Nachunternehmer einbinden will, muss der Bieter im Angebot berücksichtigen und dafür den Nachunternehmer benennen.

 

Bieterfrage 4 vom 21.02.2020:

Frage:

Wie wird die Leistung Dokumentation abgerechnet?

Antwort:

Die laufende Dokumentation erfolgt über das Ticketsystem bei Abruf/Erbringung von Leistungen. Diese Leistung ist in der monatlichen Pauschale für den Support des TYPO3-Systems (siehe Preisblatt 3.1) inkludiert. Für weitere Projekte, wie z.B. das geplante Facelift, die möglicherweise erfolgende Migration eines weiteren Webauftritts o.ä., erforderliche Dokumentationen werden in Absprache mit dem Auftraggeber erstellt und nach Aufwand abgerechnet.

 

Bieterfrage 5 vom 21.02.2020:

Frage:

Welche Leistungen fallen unter die Pauschale “Support des TYPO3-Systems (monatliche Servicepauschale, Servicezeit von 9:00 bis 17:00 montags bis freitags)”?

Antwort:

Die monatliche Servicepauschale inkludiert folgende Leistungen: Garantierte Erreichbarkeit des Auftragnehmers in den vereinbarten Servicezeiten, garantierte Bereitstellung des vereinbarten Personals während der Servicezeiten, Bereitstellung eines Ticketsystems des Auftragnehmers, Aufnahme aller Anfragen, Antworten und Maßnahmen in das Ticketsystem, Gewährleistung der vereinbarten Reaktions- und Bearbeitungszeiten. Die Einträge im Ticketsystem sollen eine fortlaufende Dokumentation der Leistungsabrufe sicherstellen. Darüber hinaus fällt das proaktive Caretaking des Auftragnehmers für das TYPO3-System des Auftraggebers unter die Servicepauschale. Hierunter wird verstanden, dass der Auftragnehmer den Auftraggeber auf alle Erfordernisse im Zusammenhang mit dem System umfassend und zeitnah hinweist sowie aussagekräftige Aufwandschätzungen erstellt.

 

Bieterfrage 6 vom 21.02.2020:

Frage:

Werden Minor Upgrades (Upgrades am dritten Versionsstrang) ebenfalls nach Aufwand abgerechnet?

Antwort:

Ja, die Umsetzung von Minor Upgrades wird ebenfalls nach Aufwand abgerechnet. Minor Upgrades werden insbesondere bei sicherheitsrelevanten Änderungen notwendig.

 

Bieterfrage 7 vom 21.02.2020:

Frage:

Wird die Zusammenfassung der Schulungsunterlagen in Englischer Sprache vom Auftraggeber oder vom Auftragnehmer erstellt?

Antwort:

Eine Zusammenfassung der Schulungsunterlagen in englischer Sprache ist im Leistungsspektrum nicht vorgesehen. Gemäß der Leistungsbeschreibung, Kapitel 2.4.6, ist es aufgrund der möglichen Teilnahme englischsprachiger Redakteur*innen an den Veranstaltungen erwünscht, dass im Laufe der Veranstaltung mündliche Zusammenfassungen und kurze Erläuterungen in englischer Sprache gegeben werden. Diese können ad hoc erfolgen und müssen nicht verschriftlicht werden.

 

Bieterfrage 8 vom 21.02.2020:

Frage:

Wie umfangreich sollen die Schulungsunterlagen sein?

Antwort:

Der Umfang der Schulungsunterlagen muss für eine 4-stündige Präsenzschulung 20 DIN A4-Seiten nicht überschreiten, für eine 2-stündige Präsenzschulung für Administratoren sind 10 DIN A4-Seiten ausreichend.

 

Bieterfrage 9 vom 21.02.2020:

Frage:

Bzgl. der Migration: “Projektdatenbank”. Wie Umfangreich sind die Daten? Gibt es eventuell eine Datenstruktur, die das verbildlicht?

Antwort:

Mit „Projektdatenbank“ sind die Forschungsprojekte der Institute gemeint. Diese werden in der Extension Forschungen angelegt und gepflegt. Die Institute haben dazu einen speziellen Backendzugang zu maxweberstiftung.de. Die Extension enthält eine Kerntabelle mit ca. 420 Datensätzen und weitere Tabellen (z.B. Institute, Epochen, Personen, Fach etc., die über Kreuztabellen mit der Kerntabelle relational verbunden sind. Alle weiteren Tabellen und deren Datensätze der Datenbank(en) sind TYPO3-typisch bzw. entsprechen den installierten Erweiterungen.

 

Bieterfrage 10 vom 21.02.2020:

Frage:

Bzgl. Upgrade TYPO3: Auf welcher Version läuft die Instanz aktuell, vermutlich 6.2?

Antwort:

Die gemeinsame TYPO3-Instanz läuft aktuell auf der Version 7.6. Die TYPO3-Instanz für www.maxweberstiftung.de läuft aktuell auf der Version 8.7.

 

Bieterfrage 11 vom 21.02.2020:

Frage:

Wird für die Eigenentwicklung Extbase und Fluid verwendet?

Antwort:

Ja, als PHP-Framework für die Entwicklung wird Extbase verwendet, bei der Ausgabe kommt die Fluid-Engine zum Einsatz.

 

Bieterfrage 12 vom 21.02.2020:

Frage:

Der Grad der Barrierefreiheit der Webauftritte soll regelmäßig überprüft werden. Sind Tools, wie Siteimprove, für Sie interessant? Dies würde die regelmäßige Überprüfung der gesamten Website gewährleisten.

Antwort:

Tools wie Siteimprove wurden in den Webprojekten der Max Weber Stiftung bislang nicht eingesetzt. Generell ist der Einsatz von Tools zur Verbesserung der Accessability bzw. des Testings diverser Szenarien für uns von Interesse. Insbesondere cloudbasierte Tools müssen aber alle Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz erfüllen und DSGVO-Konformität besitzen.

 

Bieterfrage 13 vom 21.02.2020:

Frage:

Liegen die Extensions schon in einem GIT Repository?

Antwort:

Uns ist nicht bekannt, dass die Dienstleister ein GIT Repository zur Entwicklung verwendet haben.

 

Bieterfrage 14 vom 21.02.2020:

Frage:

Wie gestaltet sich aktuell der Deployment Prozess?

Antwort:

In der Vergangenheit wurde das Deployment eng zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt. Dabei kam in der Regel ein Entwicklungssystem des Auftragnehmers zum Einsatz, auf dem die Änderungen umgesetzt wurden. Nach eingehender Prüfung durch den Auftraggeber wurden die Änderungen dann zu einem Stichtag live geschaltet. Prinzipiell sind wir jedoch auch für andere Workflows offen, sofern sie gewährleisten, dass die Integrität des Livesystems sichergestellt ist.
Aktuell sind im Deployment folgende Rollen aktiv: Projektmanager (beim Auftragnehmer und Auftraggeber), Entwickler (beim Auftragnehmer), Administratoren (bei den Dienststellen des Auftraggebers), Redakteure (bei den Dienststellen des Auftraggebers).
Laufende Supportanfragen von Administratoren und Redakteuren können in den meisten Fällen auch ohne Einbeziehung des Projektmanagements über das Ticketsystem gesteuert und kommuniziert werden. Insbesondere bei wesentlichen Updates, Relaunches/Facelifts, der Planung des Einsatzes neuer Extensions u.ä. ist eine Koordination durch das Projektmanagement des Auftraggebers erforderlich.

 

Bieterfrage 15 vom 21.02.2020:

Frage:

Es soll grob der Aufwand für die Realisierung eines Facelifts angegeben werden? Welche Änderungen im Rahmen des "Facelifts" sehen Sie denn vor? Gibt es bereits Layout-Vorlagen?

Antwort:

Es liegen aktuell noch keine konkreten Anforderungen der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit für das geplante Facelift vor. Aktuell absehbar sind aber schon die Verbesserung des Responsive Designs und erste Maßnahmen zur Umsetzung der Barrierefreiheit. Uns ist bewusst, dass eine Aufwandschätzung an dieser Stelle nur sehr grob und mit aus den Erfahrungen des Bieters resultierenden Durchschnittswerten erfolgen kann. Im Angebotsschreiben soll dieser Umstand entsprechend formuliert werden. Außerdem können Faktoren aufgeführt werden, die für eine realistische Grobschätzung notwendig wären.

 

Bieterfrage 16 vom 21.02.2020:

Frage:

Können Sie uns eine Kurzbeschreibung der eigenentwickelten Extensions bereitstellen?

Antwort:

Forschungen: siehe Erörterung Projektdatenbank.
Vimeoslider importiert aus einer Vimeoschnittstelle (XML) eine Liste der aktuellen Max Weber-Videos auf der Plattform.
Der Zweck der weiteren Erweiterungen (sz_*) lässt sich in der Regel am Namen erkennen, z.B. handelt es sich bei sz_ext_ttaddress um eine Erweiterung der Adress-Extension um bestimmte Felder, ähnlich bei sz_extnews, sz_seminars und sz_events sind zur Listung von Seminaren und Veranstaltungen verantwortlich, etc.

 

Bieterfrage 17 vom 21.02.2020:

Frage:

Zur Beantwortung der Leistungsanforderungen sind in den Anlagen der Ausschreibung keine Formblätter vorgesehen. Soll hierfür ein weiteres Dokument in der im Dokument "C_Kriterienkatalog_Eignung-Leistung.xlsx“ vorgegebene Struktur vom Bieter erstellt werden, das der Anlage zum Angebotsschreiben beigefügt wird?

Antwort:

Da für die angefragten Angaben zu den Leistungsanforderungen keine Formblätter vorgesehen sind, sollen die Bieter die Antworten in von ihnen selbst angelegte Dateien schreiben, z.B. in Word-Dateien. Bitte pro Kriterien-Nr. jeweils eine separate Datei verwenden.