Ausschreibung: Verwaltungsexperte/in (m/w/d) für die Fachadministration der Buchhaltung (MACH) und Digitalisierung der Verwaltung (Geschäftsstelle)

Bewerbungsschluss: 28. Juni 2020

Die Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland (MWS) sucht für ihre Geschäftsstelle in Bonn zum nächstmöglichen Zeitpunkt und mit unbefristetem Vertrag eine sehr IT-affine Verwaltungsexpertin / einen sehr IT-affinen Verwaltungsexperten (w/m/d) für die Fachadministration der Buchhaltung (MACH) und Digitalisierung der Verwaltung.
 

Die Max Weber Stiftung unterhält in europäischen und außereuropäischen Gastländern zehn Forschungsinstitute und mehrere Außenstellen bzw. Projektbüros sowie in Bonn eine gemeinsame Geschäftsstelle. Weltweit werden über 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt und zahlreiche Stipendiatinnen und Stipendiaten gefördert.

Die Verwaltung der Geschäftsstelle Bonn koordiniert und unterstützt die dezentralen Institutsverwaltungen und nimmt übergreifende Aufgaben wahr. Dazu gehören u.a. die Fachadministration der MWS-weit mit dem System MACH durchgeführten Buchhaltung sowie die Qualitätssicherung und ‑verbesserung der Verwaltung durch weitere Digitalisierung. Zu den Aufgaben auf dieser Stelle gehören insbesondere:

  • Fachadministration der Buchhaltung: u.a. Releases prüfen, Berechtigungen verwalten, Schnittstellen prüfen (insb. zur Personalbuchhaltung und zum Zahlungsverkehr), MWS-spezifische Anleitungen verfassen, Anwender aus der ganzen MWS schulen und beraten, Auswertungen entwickeln, einzelne laufende Buchhaltungsaufgaben (insb. MWS-Jahresabschluss erstellen, Abrechnungsobjekte und andere Strukturen gestalten),
  • Digitalisierung der Verwaltung: bei der Schwerpunkt- und Prioritätensetzung der Verwaltungsmodernisierung (z.B. E-Rechnung und E-Vergabe) beraten, Projekte durchführen, Fachadministration neuer Anwendungen übernehmen, Verwaltungsaspekte in übergreifende Digitalisierungsprojekte (z.B. Dokumentenmanagement) einbringen.

Sie haben Ihr Studium des Verwaltungsmanangements, der Verwaltungsinformatik oder eines verwandten Faches erfolgsreich abgeschlossen oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen, identifizieren sich mit der Aufgabe Wissenschaftsförderung und stellen sich in einem abwechslungsreichen Alltag gerne neuen Herausforderungen. Sie verfügen über umfassende Kenntnisse und möglichst auch Berufserfahrung in den Bereichen

  • öffentliches Haushalts- und Rechnungswesen,
  • kaufmännische Buchführung inkl. Bilanzierung und GuV,
  • Drittmittelverwaltung,
  • Digitalisierung von Verwaltungsverfahren (IST-Analyse und Soll-Konzeption von verwaltungsfachlichen Anforderungen sowie organisatorischen und technischen Lösungen),
  • sehr gute Beherrschung mindestens einer ERP-Software (idealerweise MACH M2 auf dem Niveau Second Level Support).

Kenntnisse und Erfahrungen im Projektmanagement und im Vergabewesen sind von großem Vorteil.

Wegen der dezentralen Struktur der MWS ist Ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke stets gefragt. Auch in schwierigen Situationen behalten Sie Überblick und Humor. Die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen wird vorausgesetzt.

Wir bieten bei Vorliegen der Voraussetzungen eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 11 TVöD (Bund) mit­samt den tariflichen Nebenleistungen und der Möglichkeit eines Jobtickets. Wir legen großen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Vollzeitposition kann ggf. auf mehrere geeignete Bewerber/innen geteilt werden. Bewerberinnen und Bewerber mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Herr Dr. Roscher (Tel 0228-377 86 12) zur Verfügung.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte bis zum 28. Juni 2020 über unser Bewerbungsportal an den Geschäftsführer.

Die Vorstellungsgespräche sind für den 07. Juli 2020 in Bonn geplant. Wir behalten uns vor, die Gespräche per Videokonferenz durchzuführen.