Das Deutsche Historische Institut in Warschau, eine Institution der Max-Weber-Stiftung mit Sitz in Bonn, plant ab dem 1. März 2026 eine Festangestellte in der Verwaltungsabteilung einzustellen. Der Arbeitsplatz ist Warschau, Aleje Ujazdowskie 39. Das Abkommen wird zunächst für eine bestimmte Dauer von 2 Jahren abgeschlossen, danach ist es möglich, es auf unbestimmte Zeit zu verlängern.
Aufgabenbereich:
I. Arbeitnehmerleistung im Bereich Personalwesen und Lohnabrechnung auf Grundlage des polnischen Arbeitsrechts:
persönliche Akten führen
Erstellung und Registrierung von Arbeitsverträgen und Anhängen
Organisation von Ausbildungen im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit
Die Empfehlung der Mitarbeiter zu betriebsmedizinischen Untersuchungen
Erstellung von Gehaltsabrechnungen, Berichten sowie HR- und Lohnanalysen in Zusammenarbeit mit einer externen Buchhaltungs- und Buchhaltungsstelle
Führen von Arbeitszeitunterlagen, einschließlich der Bestätigung von Abwesenheiten, Überstunden und Feiertagen
Zusammenarbeit mit Büros und Institutionen (ZUS, PIP, Steuerämter)
II. Buchhaltung:
Eingabe von Rechnungen, Gehältern und anderen Dokumenten in das Buchhaltungssystem
Überprüfung der Richtigkeit von Dokumenten in formalen und buchhalterischen Begriffen
Vorbereitung und Einführung von Banküberweisungen
Kassenverwaltung
Grundsteuerregelung
III. Weitere Verwaltungsarbeiten:
Erstellung von zivilrechtlichen und anderen Verträgen gemäß den Richtlinien des Instituts sowie deren Abwicklung, Registrierung und Registrierung
führte Korrespondenz (Papier und E-Mail), verfasste Briefe und Dokumente auf Polnisch und Deutsch
Abrechnung für inländische und ausländische Delegationen
Notwendige Voraussetzungen:
Hochschulbildung (bevorzugt: Verwaltung, Buchhaltung und Finanzen)
mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position
Grundkenntnisse des Zivilrechts, Arbeitsrechts und Steuerrechts
Kenntnis der Buchhaltungsprinzipien
Kenntnis von MS Office
sehr gute Polnisch-Kenntnisse
sehr gute Deutschkenntnisse
Engagement, Genauigkeit und Pünktlichkeit
Teamarbeit
Bereitschaft zur Verbesserung der Sprache und anderer Qualifikationen
Willkommen:
Berufserfahrung in polnischen oder deutschen öffentlichen Einrichtungen
Englischkenntnisse
Die im Arbeitsvertrag enthaltenen Bedingungen basieren auf polnischem Recht. Das Gehalt wird nach der Gehaltstabelle gezahlt, die für lokale Mitarbeiter der deutschen Botschaft in Warschau verwendet wird. Das Anfangsgehalt beträgt 11.531,00 PLN brutto pro Monat.
Wir bieten moderne Arbeitsbedingungen, z. B. flexible Arbeitszeiten in Absprache mit Vorgesetzten, ein vielfältiges und ehrgeiziges Spektrum an Aufgaben, die in einem kompetenten und freundlichen Team ausgeführt werden, Zahlung einer Sonderzulage in Form des 13. Gehalts, Urlaubsgeld, ein medizinisches Paket in einem der größten polnischen Netzwerke von Kliniken und Krankenhäusern, Unterstützung bei der Arbeitsaufnahme, Sprachkurse und weitere verbessernde Qualifikationen, soweit es mit den Vorgesetzten vereinbart wird.
Die Anwendung mit:
Anschreiben auf Polnisch oder Deutsch
Lebenslauf auf Polnisch oder Deutsch
Diplome, die die Ausbildung bestätigen, Zertifikate, Dokumente, die die Sprachkenntnisse bestätigen
Referenzen von früheren Arbeitgebern
Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Bitte reichen Sie es bis zum 3. Dezember 2025 in einer Datei ein (Hinweis: Die Größe des Anhangs darf 10 MB nicht überschreiten) an die E-Mail-Adresse bewerbungen@dhi.waw.pl.
Wir unterstützen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen, unabhängig vom kulturellen, sozialen oder ethnischen Hintergrund der Kandidaten, ihrem Geschlecht, ihrer Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Personen mit einem erheblichen Grad an Behinderung und Personen mit gleichwertigem Status werden, sofern sie die gleichen Kompetenzen besitzen, zunächst gemäß den gesetzlichen Richtlinien berücksichtigt.
Fragen zum Rekrutierungsverfahren können an bewerbungen@dhi.waw.pl gesendet werden. Wir beantworten sie gerne.
Kandidaten, die für die nächste Phase der Rekrutierung qualifiziert sind, werden zu Einzelinterviews eingeladen, die in der zweiten Dezemberwoche 2025 stattfinden werden. Die Gespräche werden auf Polnisch und Deutsch geführt.
Weitere Informationen über das Institut finden Sie auf der www.dhi.waw.pl Website.
Die während des Rekrutierungsverfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten der Bewerber werden gemäß der DSGVO (EU-Datenschutzverordnung) und gemäß den bei der Max-Weber-Stiftung geltenden Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten verarbeitet.